„Ha egy szokásos dolgot szokatlanul jól csinálsz, ez meghozza számodra a sikert”
H. J. Heinz
Milyen előnyökkel jár vállalkozóinknak, hogy a Cashbook rendszert használjuk?
Már a Covid előtt is célirányosan kerestük azokat a digitális könyvelési megoldásokat, amelyek modernizálják folyamatainkat, biztonságosabbá teszik a könyvelői munkát, gyorsítják az adatfeldolgozást.
Választásunk végül a Cashbook számlafeldolgozó programra esett. A Cashbook segítségével 2020. áprilisában két hét alatt kompletten digitalizáltuk a számlafeltöltési folyamatot irodánkban. A Cashbook egy felhő alapú rendszer, amibe ügyfeleink feltöltik könyvelésre a vállalkozás számlaképeit. Hozzánk a számlák fizikailag már nem jutnak el. Ez a rendszer a számlák nyomonkövetése mellett a vállalkozás pénzügyeinek intézésére, likviditás tervezésére is lehetőséget ad. Előnyei:
- rendezett számlakezelés – a számlákat egy helyen, könnyen visszakereshető módon lehet kezelni
- a világ bármelyik pontjáról rá lehet nézni a vállalkozás pénzügyeire – a vállalkozás számlái a könyvelőiroda nyitvatartási idején túl is elérhetőek
- kintlevőség kezelés – láthatóak számla kiegyenlítések. Mivel egy rendszerben vannak a vevő és szállító számlák is, ezért egyszerűen tervezhető a vállalkozás cash-flow-ja, könnyen biztosítható a vállalkozás fizetőképessége
- esedékes szállítói számlák kezelése – szűrhetőek, előkészíthetőek az utalandó számlák
- kiváltja más belső nyilvántartást – nem kell külön saját nyilvántartást vezetnie a vállalkozásnak, hiszen ebbe a rendszerbe benne van a vállalkozás összes számlájának minden adata
- dokumentum kezelés – a vállalkozások a Cashbook-ba nemcsak számlaképeket tölthetnek fel, hanem bármilyen dokumentumot, szerződést, megrendelést, teljesítés igazolást stb. Ezeket a Cashbook kategorizálja és menti.
- csökken a vállalkozáson belüli pénzügyi adminisztráció – amivel a vállalkozás nemcsak időt, de akár munkabért is megtakaríthat
- archiválás, mentés – a Cashbook-ban a számlák digitális formában archiválásra, tárolásra kerülnek. Ez azért nagyon fontos, mert rövid időn belül olyan új jogszabályok lépnek érvénybe, amelyek nagyon szigorú szabályokat rónak a vállalkozásokra a dokumentum archiválásra vonatkozóan. A Cashbook már most biztosítja a számlák biztonságos, elektronikus archiválását, amellyel eleget lehet tenni a jogi elvárásoknak.