- Biztonságosan – Már a Covid előtt is tudatosan kerestük azokat a modern digitális megoldásokat, amelyek biztonságosabbá és hatékonyabbá teszik a könyvelői munkát, és felgyorsítják az adatfeldolgozást.
- Felhőn keresztül – Választásunk a Cashbook számlafeldolgozó programra esett. A Cashbook egy felhőalapú rendszer, amely lehetővé teszi, hogy ügyfeleink online feltölthessék a számlaképeiket, ezzel megszabadulva a papíralapú adminisztrációtól. Ez a rendszer nem csak a számlák nyomon követésére alkalmas, de a vállalkozások pénzügyeinek és likviditásának kezelésére is.
- Online könyvelés – 2020 áprilisában, két hét alatt teljesen digitalizáltuk a számlafeltöltési folyamatainkat és megvalósítottuk az online könyvelést, Cashbook könyvelő lettünk.
- Digitalizálva, NAV biztosan – Azért fontos, hogy digitalizáljuk a könyvelési alapbizonylatokat, számlákat, szerződéseket és egyéb dokumentumokat, mert ma már az Adóhatóság is csak digitálisan kéri ellenőrzéskor a bizonylatokat. A NAV az ellenőrzéseket is digitálisan bonyolítja le. Cégkapun keresztül érkezik a megbízólevél, az ellenőr által biztosított felületen kell feltölteni az ellenőr által bekért listákat, kimutatásokat, számlákat, bizonylatokat. Mindezt 3 napon belül. Ezt a rövidre szabott határidőt csak akkor tudjuk teljesíteni, ha a dokumentumok rendelkezésünkre állnak digitalizálva.
Így működik a közös munka:
- Meghívás a Cashbook rendszerbe
Miután szerződést kötöttünk, és a NAV-nál megtörtént a meghatalmazás regisztrációja, meghívót küldünk a Cashbook rendszerbe. - Meghívó elfogadása
A rendszer használatához el kell fogadnod a regisztrációs meghívót. - Integráció a számlázó programmal
Ha a vállalkozásod olyan számlázó programot használ, amely kompatibilis a Cashbookkal, összekötjük őket. Így mind a bejövő, mind a kiállított számláid láthatók lesznek a rendszerben. https://cashbook.hu/integracio/online-szamla-xml - Számlák feltöltése a Cashbookba
Három lehetőség közül választhatsz, hogy hogyan töltöd fel számláidat, hogy azok eljussanak hozzánk könyvelésre:- Cashbook mobilapplikáció segítségével fotózd le és töltsd fel a számlákat telefonoddal.
- Küldd el a számlaképeket e-mailben csatolmányként.
- Drag-and-drop: Mentsd le a számlákat a számítógépedre egy erre a célra rendszeresített mappába és egyszerűen húzd át a számlákat a számítógéped mappájából a Cashbook felületére.
- Kiegészítő információk hozzáadása a számlákhoz
Ha a költségeket projektekhez szeretnéd rendelni, megadhatod a számlákhoz tartozó munkaszámokat, vagy írhatsz hozzájuk további megjegyzéseket. - A számlák megérkeznek a könyvelő programba
Elkezdődik a könyvelés előkészítése.
…egyes vállalkozók azt gondolják, hogy ennyi volt! …és a könyvelőjének már nincs is semmi dolga! Ki kell ábrándítanom mindenkit, aki ezt feltételezi. A java még csak most jön!
Mit csinálunk a számlákkal?
- Számlák ellenőrzése
Ellenőrizzük, hogy minden számla megfelel-e az ÁFA törvényben előírt alaki és tartalmi követelménynek. Ez fontos, mert ÁFÁ-t visszaigényelni csak szabályos számlák alapján lehet! - Értesítés problémás számlákról
Könyvelő kollégáink figyelmeztetést küldenek e-mailben, ha olyan számlát találnak, amely nem felel meg a törvényi előírásoknak, amely alapján nem szabad, vagy kockázatos ÁFÁ-t levonni. E-mailt küldünk például, ha- számla nem szerepel a NAV Online Számla rendszerben – minden olyan esetben figyelmeztetést küldünk, ha olyan számlát fogadott be a vállalkozás, amit a számla kiállító nem töltött fel a NAV Online Számla rendszerbe.
- számla kiállítója szerepel a NAV ÁFA mulasztók listáján – a NAV honlapján folyamatosan közzé teszi azoknak a vállalkozásoknak a listáját, akik ÁFA bevallási kötelezettségüknek több, mint két egymást követő alkalommal nem tettek eleget. Teszi mindezt azért, hogy tájékoztassa az adózókat, hogy tudjanak róla, hogy ha olyan céggel kötnek üzletet, amelyik ezen a listán szerepel. Mert az Adóhatóság szemszögéből nem megbízható az az adózó, aki ezen a listán szerepel, és ezen adózó számlája után ÁFÁ-t levonásba helyezni nem enged.
- Számlák könyvelése
Ha a számla ellenőrzésekor nem találtunk hibát, megállapítjuk, hogy az ÁFA levonásba helyezhető-e? Milyen mértékben vonható le az ÁFA? kiszámítjuk a levonható és a le nem vonható ÁFA összegét, és elvégezzük a könyvelést. - Hiányzó számlák figyelése
Az összes feltöltött számla könyvelése után, összevetjük a NAV Online Számlarendszerét (NAV OSZ) a könyvelt számlákkal, megnézzük, hogy van-e olyan számla ami a NAV OSZ-ben szerepel, de nem kaptuk meg könyvelésr. Könyvelő kollégáink e-mailben küldenek figyelmeztetést a hiányzó számlákról. - ÁFA bevallás elkészítése
- Értesítés az ÁFA összegéről Minden ÁFA bevallás beküldése előtt e-mailben küldünk tájékoztatást az időszaki ÁFÁ-ról. Értesítést nemcsak a fizetendő ÁFÁ-ról, hanem a visszaigényelt, vagy a következő időszakra továbbvihető ÁFá-ról is küldünk.
- ÁFA bevallás beküldése